AİLE ŞİRKETLERİNDE İÇ DENETİM

İşletmelerin iç denetimi, başarılı bir yönetimin vazgeçilmezidir.

İç denetim bir işletme ya da organizasyonda yürütülen faaliyet iş ve işlemlerin yönetimden
farklı ve tarafsız bir gözle değerlendirilmesidir.

---

İç denetim, bir işletmenin faaliyetlerini geliştirmek ve onlara değer katmak amacını güden
bağımsız ve objektif bir güvence ve danışmanlık faaliyetidir. İç denetim, işletmenizin risk
yönetimi, kontrol ve yönetişim süreçlerinin etkililiğini değerlendirmek ve geliştirmek amacına
yönelik sistematik ve disiplinli bir yaklaşım getirerek firma hedeflerinin gerçekleştirilmesine
yardımcı olur.

Şirket yönetiminde “mantık-duygu dengesi” sağlanmış mı?

Aile şirketlerinde profesyonel yönetimi için mantık ve duygu dengesi iyi kurulmalıdır. Şirket yönetimi ile özel hayata ilişkin ilişkiler birbirine karıştırılmamalıdır. Şirket yönetiminde duygu ve mantık dengesinin kurulması, sadece birinin yönetime hâkim olmasına izin verilmemesi gereklidir.

Görevlendirmelerde liyakatin esas alınıyor mu?

Aile şirketlerinin profesyonel yönetimi için ister kurucu olsun ister kardeş, isterse patronun arkadaşı veya gözde personeli, kimin hangi alanda nereye kadar yetkili veya sorumlu olduğuna dair çizgilerin net çizilmesi önemlidir. Bu noktada da merkeze konması gereken kavram ise “liyakattir”. İşte aslolan “insana göre iş değil” de, işin gereklerine göre o göreve aile içinden veya dışından kişilerin görevlendirilmesidir.

Profesyonellere güven duyuluyor mu?

Aile şirketinin omurgasını kan bağı ve güven oluşturur. Ancak özellikle finans, pazarlama, insan kaynakları, iç denetim veya bilgi teknolojileri gibi kurumsal gelişim için uzmanlık gerektiren konularda aile üyelerinin profesyonellere ihtiyaçları olduklarının farkında olması gerekir. Bu kişilerin zamanında, görev tanımları net ve belirgin bir şekilde, kime raporlama yapacağını tanımlayarak şirket sistemine dâhil edilmesi ve onlara sağlıklı çalışma ortamının sağlanması çok önemlidir.

Denetim mekanizmasının yerleştirilmiş mi?

Aile şirketlerinde güven merkezde olduğu için denetleme mekanizması yeterince çalışmaz veya ilişkilere zarar vereceği için bilinçli olarak kurucu tarafından çalıştırılmaz. Özetle, iç kontrol, iç denetim veya dışarıdan denetleme süreçlerinin kurum içinde oluşturulması son derece önemlidir.

Şirkette çalışanların görev alanlarının net tarifleri yapılmış mı?

Aile şirketlerinde gerek akrabaların gerekse de dışardan görevlendirilen personelin şirketin hangi kademesinden nasıl başlayacağı, hangi görevleri üstleneceği, yetki ve sorumluluklarının neler olacağı net olarak belli olmalı ve taviz verilmeden uygulanmalıdır.

Şirket ve aile kasasının ayrı tutuluyor mu?

Aile şirketlerinin en bilinen ve en meşhur konularından birisi de hiç kuşkusuz “şirket kasası ile aile kasasının ayrıştırılamaması” meselesidir. İster tek kurucu olsun isterse kardeş ortaklığı, aile üyelerinin yaptığı görev için aldığı maaşlar veya huzur hakları ile şirket ortaklığı meseleleri birbirine karıştırılmamalıdır. Şirket ve aile kasaları ayrı tutulmalıdır.

Şirketin yıllık kârı şirketin büyümesi için kullanılıyor mu?

Yine bütçe ile ilişkili olan diğer bir konu ise şirketin büyümesi için üretilen kârın şirketin büyümesi için kullanılması yerine aile üyelerinin refahı için yani ev, araba, yazlık gibi alımlarda kullanılması meselesi aile şirketlerinin çözmesi gereken önemli konuların arasındadır.

Düzenli bütçeleme, raporlama yapılıyor mu?

Her şirkette olduğu gibi, yıllık olarak şirketin gelir ve gider bütçelerinin yapılarak, her ay veya üçer aylık dönemlerde sıkı bir şekilde izlenmesi gerekir. Yönetim raporlaması dediğimiz raporlama araçları kullanılarak, şirketin iyiye mi kötüye mi gittiğinin zamanında izlenmesi gerekir.

Yukardan aşağı çalışanlar için adil ücret sistemi inşa ediliyor mu?

Şirketler para kazanmak için var olduğundan, çalışanlara verilecek ücretlerin adil, sistemsel ve kişilerin iki dudağının arasında olamayacak şekilde belirlenmesi gerekir. Şirketteki yetenekli personeli kaybetmemek için adil, sektöre yetiştirdiğiniz insanları kaybettirmeyecek ve özellikle genç yetenekleri şirkete çekecek bir ücret sisteminin inşa edilmesi gerekir.

Şirket yönetiminde ve iş akış sürecinde tek adam yaklaşımından uzaklaşılmış mı?

Yönetim kararlarının daha etkin alınması, tek adam yaklaşımı yerine istişare temelli kararların alınması için şirkette “yönetim kurulunun” oluşturulması, üçüncü bir göz olması için de mümkünse dışarıdan bir bağımsız yönetim kurulu üyesinin yönetim kuruluna dâhil edilmesi önemlidir. Şirket yöneticilerinin en az ayda bir defa bir araya gelmesi ve şirkette neler olup bittiğini değerlendirmesi için “icra kurulu” yapısının kurulması gerekir.

Şirket yönetim, denetim ve iş akışında bilgi sistemlerden yararlanılıyor mu?

Şirkette etkin bir yönetim işlevinin yerine getirilmesi için ERP başta olmak üzere, bütçe yönetimi, insan kaynakları yönetim sistemleri, CRM, akıllı raporlama gibi bilgi sistemleri temelli araçların şirkete dâhil edilmesi oldukça önemlidir.

Şirkette gerekli birimlerde aile dışı profesyonellerle çalışılıyor mu?

İşletme büyürken yeni uzmanlıklara ihtiyaç duyulur. Bir noktadan sonra kurucunun veya aile üyelerinin deneyim ve bilgileri sınırlı kalabilir. Bunu aşmak için de şirket içerisine profesyonel çalışanlar veya yöneticilerin dâhil edilmesi gerekir. Bu noktada bir aile şirket liderinin yapması gereken ise, aileden olmayan ama çalışmak için şirketi tercih edecek profesyonellerin yaşaması için gerekli ortamları hazırlaması, içeri aldıktan sonra bunların arkasında durması gerekir.

Şirketin gelişimi için stratejik planlar  hazırlanmış mı? (Kısa-orta-uzun dönem planlama)

Aile şirketlerinin temel özelliklerinden olan kısa vadeli düşünme konusunu bir an önce çözülmesi ve gereken stratejik planların hazırlanması gerekir.  Bunun için alanında uzman bir danışman desteği ile şirketin kısa ve uzun vadeli stratejik planlarının yapılması, gelecek vizyonunun tarif edilmesi ve şirket yönetimi veya çalışanlara bu konuda liderlik edilmesi gerekir.

Şirketin geleceği için, gelecek nesil yönetim planlaması yapılmış mı?

Stratejik planlar sadece şirketin veya sektörün gelişimine, müşterilerin beklentilerine göre yeni ürünler veya hizmetler sunmak ile kısıtlı değildir. Aynı zamanda şirket yönetiminde yer alacak yeni nesil kuşakların seçilmesi, gelecekte kuşak çatışmalarının engellenmesi, kimin hangi mesleği seçmesi ve sahip olması gereken donanımlar, kimlerin hangi görevlerde neden olacağı, hangi aile üyesinin koçluk veya mentorluk alması, üzerinde çalışılması gereken önemli konulardır.

Şirket çalışanların gelişimi için eğitim programları düzenleniyor mu?

Gerek şirketin kurucuları, ortakları veya tepe yönetimde görev alan aile üyelerinin, gerekse şirkete çalışan uzmanların hepsinin dönemsel olarak belirli bir eğitim programından geçirilmesi, zayıf yönlerini güçlendirmek için eğitim ve gelişim faaliyetleri düzenlenmesi gerekir.

Şirketin sistemleşmesi, kurumsallaşması ve gelişimi için lider isim belirlenmiş mi?

Tabii en önemli konulardan birisi de bu dönüşüm yolculuğunda ya bir liderin tayin edilmesi ya da bir liderin ortaya çıkarak tüm bu süreçlerin yönetilmesi gerekliliğidir.

NOT: HER BİR KALEM İÇİN 100 ÜZERİNDEN PUAN VERİLMESİ GEREKMEKTEDİR.